Содержание

Восстановление кадрового делопроизводства пошаговая инструкция

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

  1. На кого возлагались эти обязанности.
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
  3. Есть ли вредность на предприятии.
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
  5. Есть ли приказы на командировки.
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
  7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.
Читать еще:  Ст 413 УПК РФ с комментариями

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Автор: Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Обратите внимание!

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Ситуация с отсутствием кадрового учета или его ненадлежащим ведением на хозяйствующем субъекте в кадровой практике нередка. Зачастую руководство не уделяет этому достаточно важному вопросу должного внимания, следствием чего является не только хаос в бумагах, но и определенные меры со стороны государства. Исправить и предотвратить это поможет восстановление кадрового учета. С чего он начинается и на что обращать внимание в процессе, рассмотрено далее.

Восстановление кадрового делопроизводства – сущность понятия

Под восстановлением делопроизводства следует понимать приведение имеющейся кадровой документации в норму, обусловленную отечественными законодательными актами, а также разработка недостающих бумаг.

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

  • Устав;
  • решение о назначении гендиректора;
  • свидетельство о присвоении ОГРН;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
  • извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

К первым относится:

  • 56;
  • 57;
  • 67
  • 86;
  • 87;
  • 88

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

  • правильность утверждения бумаг;
  • наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

  • полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
  • сведения о месте его нахождения;
  • информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
  • иные сведения.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

  • приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
  • его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

  • наименование отделов или подразделений, а также должностей;
  • объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

  • виз ответственных лиц и подчиненных;
  • корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

  • наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
  • соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

  • ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
  • участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

  • совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
  • дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
  • вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

  • полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
  • отсутствуют приказы на перевод;
  • в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

  • в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
  • документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

  • разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
  • электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
  • все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
  • трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
  • приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
  • табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
  • график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок. Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам. Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания. К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

  • утверждение нового;
  • корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами.

Восстанавливаем утраченные кадровые документы

  • Россол Сергей | корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Восстанавливаем кадровую документацию

П од кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:

  • при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
  • с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
  • в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
  • порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
  • книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.

Риски и сложности

Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.

Во-первых, отсутствие документов несет для работодателя серьезные риски. Мы сейчас говорим даже не о ст. 5.27 КоАП РФ с ее штрафами в 50 и 70 1 тысяч рублей для организации. Мы о тех возможных последствиях, которые могут возникнуть в связи с отсутствием определенных документов у работодателя. Например, риски близко познакомиться со штрафами до 500 000 2 руб. от Федеральной миграционной службы либо получить административное приостановление деятельности компании 3 за отсутствие документов по охране труда, если проверяющие сочтут, что это создает угрозу жизни и здоровью сотрудников или третьих лиц. А ведь может случиться и совсем плохое. Например, несчастный случай с тяжелыми последствиями или смертельным исходом. Единственный способ для ответственных лиц организации (генерального директора, непосредственного руководителя, специалиста по охране труда) избежать в этом случае уголовной ответственности – это доказать, что в компании выполняются все необходимые нормативы, сотрудники прошли обучение и имеют соответствующие допуски. А как это сделать без документов? Результат их отсутствия – возможность лишиться свободы сроком до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет 4 .

Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме дубликатов, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.

Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись

К этой группе документов относятся:

  • ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
    • являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
    • приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
  • ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
  • приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).

Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».

Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.

Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.

Есть те, кто принципиально откажется подписывать дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли». Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно. В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.

Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.

К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.

А еще лучше – сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы. С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.

Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки. А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена взамен утерянной ( ), первоначально оформлена ».

Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись

К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы с персоналом (например, штатная расстановка).

Хорошая новость – договариваться с работниками об ознакомлении с ними не надо. Плохая – восстанавливать ряд из них надо обязательно, и для отдельных случаев есть свои особенности. Так, очень важно, чтобы содержание восстановленного штатного расписания соответствовало всем остальным документам, которыми оформлялись организационно-штатные мероприятия (например, по сокращению численности и/или штата работников), трудоустройство, переводы и увольнения всех работников за соответствующий период. Аналогичные правила действуют и для штатной расстановки, если понадобится восстановить и этот документ.

Восстановление кадрового делопроизводства пошаговая инструкция

Кадровое делопроизводство (кадровый учет, кадровая документация) – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации.

Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство (кадровый учет) ведется со значительными нарушениями законодательства и, как следствие, при проведении плановых и внеплановых (по заявлениям работников) проверок контролирующими органами, такими как Рострудинспекция и Прокуратура, у организации возникают значительные проблемы и крупные штрафы, не говоря уже об административной «судимости» руководства. Поэтому надлежащее ведение кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), а в запущенных случаях — полное восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), необходимо для нормального ее функционирования.

Зачем нужна услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации)?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации) может понадобиться по следующим причинам:

— услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) позволяет вам нашими силами сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;

— услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового документации) защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней и предъявляют претензии. Если все документы находщятся в идеальном порядке любые претензии будут с легкостью отбиты;

— услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) дает вам возможность оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки в ведении кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) особенно необходима?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадровой документации) особенно необходимо в следующих ситуациях:

— бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними или уже предъявили такие претензии. В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции или Прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

— организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава». В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации восстановление кадровой документации (кадрового учета) абсолютно необходимо;

— вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета).

Как правило, восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления, сколько имеется неоформленных работников, за сколько лет назад проводить восстановление кадрового учета.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» помогут Вам восстановить кадровое делопроизводство (кадровый учет и документацию) организации в соответствии с законодательством Российской Федерации, приведут ее в единообразие, окажут услугу по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) в короткие сроки и с высоким качеством.

Наши специалисты разработают или адаптируют для вас профессиональные и максимально защищающие вас формы документов для дальнейшего использования в организации:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector