Содержание

Как исправить фамилию в трудовой книжке образец

Как правильно отобразить изменение фамилии сотрудника в трудовой книжке? Порядок и процедура внесения изменений

Необходимость внесения изменений в трудовую книжку чаще всего возникает после того, как сотрудница вышла замуж. В большинстве случаев работодатели не допускают ошибок в процессе внесения правок, но им необходимо строго следовать установленным правилам.

Основания для изменения фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ. Также смена фамилии обязательно отображается в паспорте гражданина. После того как брак заключен, и сотрудница изменила фамилию, ее паспорт автоматически становится недействительным, согласно п. 4, 12, 15 Положения о паспорте от 1997 года. И ей в обязательном порядке в установленные сроки нужно пройти процедуру замены паспорта.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Согласно ст. 66 Трудового кодекса, трудовая книжка является ключевым документом по трудовой деятельности сотрудника, в котором вносятся соответствующие сведения о его карьерном пути, наградах, образовании и пр. Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей.

Форма и порядок ведения указанного документа закрепляется в двух нормативно-правовых актах: в Правилах ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства в 2003 году №225, и в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке должна происходить на основе п. 26 Правил №225 и п. 2.3 Инструкции №69.

Необходимые документы от работника и работодателя

Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:

  1. Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
  2. Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.

Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.

Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр. Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.

Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.

Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.

Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).

Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.

Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:

  1. Сотрудник обращается к работодателю с заявлением на смену персональных данных. Оно составляется в свободной форме и содержит наименование работодателя, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его должность и подразделение работы, просьбу внести изменения, дату и подпись подачи заявления с расшифровкой.
  2. Работодатель издает приказ, в котором дает поручение кадровой службе внести изменения в кадровую документацию (это необходимо только в том случае, если за оформление трудовых не отвечает сам руководитель).
  3. Старая фамилия зачеркивается одной прямой линией.
  4. Рядом вписывается новая измененная фамилия. Где написать новую фамилию – не принципиально: это можно сделать сверху или рядом, либо под записью.
  5. Ссылка на реквизиты документов, на основании которых были внесены изменения, прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Четкая формулировка записи отсутствует. Можно прописать здесь, например, такую заметку: «Фамилия изменена на основании…».
  6. Под реквизитами документов ставится подпись должностного лица с расшифровкой, а также дата изменений.
  7. Запись заверяется печатью организации (при наличии, так как с 2015 года требование об обязательном использовании печати было упразднено). Печать нужно поставить таким образом, чтобы сохранить читаемость записей и не перекрывать их.

При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.

Таким образом, законодательство допускает возможность изменения фамилии сотрудника в трудовой книжке. Для этого старая фамилия зачеркивается, и рядом вносится новая. На форзаце трудовой книжки необходимо прописать документы-основания для внесения правок, а также заверить их подписью и печатью работодателя. Процедура внесения изменений в трудовую книжку предполагает прохождение таких этапов: написание работником заявления, предоставление документального подтверждения, издание приказа и оформление записей.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Делопроизводство

Как оформляется смена фамилии в трудовой книжке?

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к. они могут утратить свою действительность из-за перемены персональных данных личности.

Как правильно произвести переоформление в трудовой книжке в связи с тем, что человек сменил личные параметры? Здесь вы можно увидеть образец оформления при смене фамилии записи в данном документе.

В каких случаях производится?

Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.

Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.

Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?

Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:

  • Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
  • Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.

В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.

Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.

Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.

В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.

Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.

Правила и этапы внесения изменений

Изменение записей при смене данных производиться поэтапно:

  1. Вначале вносят исправление в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте брошюры: прежнее слово вычеркивают ровной линией, и если позволяет место рядом вписывают новый параметр. Можно также надпись разместить сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные параметры из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки так, чтобы осталось место для внесения реквизитов очередного документа, если вдруг снова придется вносить изменения. Опытные кадровики рекомендуют экономить здесь место для указания возможных подобных исправлений.
  3. Ниже записи о серии и номере свидетельства и других данных ответственное лицо за кадровый состав предприятия ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать таким образом, чтобы можно было прочесть все слова.

Запись должна быть сделана разборчивым почерком без исправлений и подчисток.

Пример:

Внесение записи при изменении фамилии

Документы-основания

Основанием для внесения поправок в трудовую книжку является приказ руководителя.

Сотрудник ставит в известность о произошедшем событии, которое стало причиной изменения данных об идентификации его личности.

Читать еще:  Бухучет в производстве готовой продукции пошаговый пример

Сотрудник отдела кадров должен поднять личное дело трудящегося и оформить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Он вносит соответствующие изменения в трудовую книжку и знакомит его с результатом своей работы.

Предоставляемые работником

Чтобы бланки в личном рабочем деле сотрудника были действительными в случае, если у него произошли какие-то изменения в индивидуальных данных, ему необходимо написать заявление и предоставить подтверждающие бумаги.

По правилам п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление №69 Минтруда России от 10.10.2003) замена данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется на основании предоставленного самим сотрудником нескольких юридических бумаг.

Это:

  • паспорт;
  • документ о рождении;
  • документ о браке (расторжении брака);
  • другие бумаг, выданных госорганами РФ.

Обязательно на внутренней стороне обложки брошюры указывают ссылку на их номер и дату.

Оформляемые в организации

Порядок проведения данной процедуры предусматривает оформление двух документов, дающих основание для внесения поправок:

  • Заявление сотрудника о просьбе внести изменения в личное дело.
  • Приказ отделу кадров произвести соответствующие исправления в отношении такого сотрудника.

Рассмотрим подробнее, как изменить фамилию в личном деле по заявлению трудящегося и приказу руководителя предприятия.

Форма заявления стандартная, т.е. работник обращается к директору организации с просьбой о внесении новых данных в его личные документы, подтверждающие его трудовые отношения с работодателем.

Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Образец:

Руководитель визирует заявление подчиненного и дает распоряжение издать приказ об исправлении старых данных работника на новые.

Пример:

В какие еще документы следует внести изменения?

После оформления и утверждения приказа об использовании новой фамилии сотрудника необходимо произвести обновление записей в таких бумагах:

  • в личном деле исправляют в карточке информацию о работнике;
  • переоформляют документацию по лицевым счетам;
  • обновляют измененную в отношении сотрудника персонализацию во всех других кадровых и бухгалтерских бланках, где есть индивидуальные данные трудящегося.

Личная карточка

Внесение изменений в личную карточку может быть выполнено разными способами.

Рассмотрим подробнее пример:

Наиболее распространенный вариант, когда работница после свадьбы берет данные своего мужа, — например, была Анохина — стала Данильченко.

Девичью фамилию зачеркивают чертой и если позволяет место рядом вписывают новую.

На внутренней стороне обложки вносят название официальной документации, серию, номер и дату, например, «Свидетельство о регистрации брака II-ВВ №342876 от 11.04.2015 г.» Под этой записью кадровый сотрудник должен поставить подпись с указанием своих данных и поставить печать. Обязательно необходимо указать дату выполнения обновления. Если же не хватает места, то запись о персональном параметре вносят над вычеркнутым словом.

Параметры о свидетельстве, в соответствии с которым изменяют запись с подтверждением достоверности ее подписью кадрового сотрудника, можно указать также в карточке, где есть место в разделе «Дополнительные сведения».

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы из карточки трудящегося с новыми параметрами, а на старом листе оставляют пометку об его замене.

Трудовой договор

Не все кадровые служащие сходятся в едином мнении, что при смене личного параметра необходимо подписывать новый трудовой договор или оформлять дополнительное соглашение к нему.

Но есть противники таких действий, считающие что приложение к основному контракту должно быть заключено по причине произошедших перемен в персонализации трудящегося. Основание такого принципа действий описано в статье 57 ТК РФ.

В ней допускается редактирование текста только с целью несения недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому при смене персональных данных работников нужно подписывать дополнительное соглашение.

Как пройти тестирование при приеме на работу? Узнайте тут.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке? Информация — здесь.

О чем еще нужно знать?

Смена подписи

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Возврат фамилии при разводе

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Внесение записи при повторном браке

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

Как исправить неправильно внесенные изменения?

В инструкции есть информация о порядке исправления ошибочной записи, но по вопросу титульного листа она отсутствует.

Процедура исправлений параметра личности трудящегося в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция). В них сообщается о том, что фамилию можно изменить на основании личных документов, но как исправлять ошибки не описывается.

Если трудовая оформляется впервые, то в случае ее неправильного заполнения она подлежит уничтожению.

Это рассматривается в п. 42 Правил. В соответствии с п. 48 работодатель должен заплатить за ее замену.

Но как быть, если трудовая книжка уже имеет записи с предыдущих мест работы? В таких случаях необходимо вносить изменения с пометкой «взамен ошибочной» под роспись и печать.

Всегда нужно помнить, что, прежде всего, руководитель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек, т.к. он назначает сотрудников отдела кадров. Назначенные им должностные лица за нарушение учета или хранения несут дисциплинарные наказания и другие санкции, предусмотренные в законодательных актах.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

  • Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
  • Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.
Читать еще:  Вид визы в Россию по приглашению

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Как можно исправить фамилию в трудовой книжке?

Изменение данных в основных документах, к которым относится и трудовая книжка, является очень ответственной процедурой и требует неукоснительного соблюдения правил и норм законодательства. То, как исправить фамилию в трудовой книжке, имеет важное значение для корректного начисления в дальнейшем пенсии и других социальных выплат.

Причины изменения фамилии

Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.

Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина. Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию.

Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.

Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке

Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.

Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.

Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.

Необходимость исправления фамилии

Если хотя бы одна буква фамилии в трудовой книжке не совпадает с той фамилией, которая написана в паспорте, могут возникнуть проблемы при начислении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать трудовой стаж, если фамилия в данном документе не совпадает с фамилией, указанной в паспорте.

Для подсчета правильного стажа придется добиваться подтверждения законной принадлежности бумаги (может быть, даже через обращение в суд). Поэтому следует исправлять ошибки в написании фамилии в трудовой книжке сразу же после их обнаружения и не откладывать этот процесс на потом.

Документы об изменении фамилии

Внесение в трудовую книжку об изменении фамилии должно проводиться по месту работы в последней организации на основании приказа руководства об изменениях в документах, содержащих определенные персональные данные, в том числе и в трудовую книжку.

Перед изданием такого приказа сотрудник должен подать заявление с просьбой изменить фамилию в соответствующих документах (трудовом договоре, трудовой книжке и других), к которому следует приложить копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, документ об изменении прежней фамилии, решение суда и другие). Подлинники надо предъявить работодателю. В трудовой книжке надо обязательно указать номер и дату выдачи таких документов.

Процедура изменения фамилии в ТК

Существует следующий порядок изменения фамилии работника во вкладыше трудовой книжки:

  • всю фамилию надо зачеркнуть одной ровной и непрерывной чертой (нельзя зачеркивать только часть букв)>
  • новую фамилию следует записать рядом или на строке ниже (если эта строка свободна)>
  • на внутренней стороне обложки следует указать все необходимые ссылки на предъявленные документы (названия, номера и даты выдачи)>
  • под информацией о предъявленных документах необходимо поставить соответствующую подпись работодателя или сотрудника отдела кадров и печать организации, в которой в настоящий момент работает сотрудник (или принимается на работу).

Четкая формулировка записи на внутренней стороне обложки не приводится в Инструкции. Если фамилия изменяется впервые, то возможно указать только новую фамилию («Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании паспорта № ___, выданного таким-то учреждением «___» 19__ или 20__ года»). Если фамилия изменяется уже во второй (и более) раз, то логично указать старую и новую фамилию («Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сергеева» на основании…»)

Исправление ошибок в написании фамилии в ТК

В Правилах (п.27-28) и Инструкции (п.1.2) сообщается об исправлениях записей в ТК, но конкретно о записях на титульном листе не сообщается. Внесение изменения фамилии в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция), где сообщается о том, что фамилию можно изменить при предъявлении личных документов, но об исправлении именно ошибок не упоминается.

Случай «неправильного заполнения» (первичного) косвенно рассматривается в 42 пункте Правил (уничтожить испорченную ТК) и 48 пункте (работодатель должен заплатить за замену испорченной ТК).

Например, некто Муратов поступает на работу и должен получить свою первую в жизни трудовую книжку. Но при заполнении кадровик ошибается и пишет «Маратов». Нужно ли менять запись фамилии в трудовой книжке? Нет, следует уничтожить бланк и составить об этом акт.

Следует помнить, что руководитель предприятия отвечает за учет и хранение ТК, потому что именно руководитель назначает сотрудников отдела кадров (или лиц, их замещающих) и обязан контролировать их работу.

За нарушение порядка учета и хранения ТК должностные лица могут понести дисциплинарные наказания в зависимости от уровня их ответственности, а также нести иную ответственность в случаях, которые предусмотрены в законодательных актах.

Исправление «старых» ошибок на титульном листе

Но как быть, если ошибка появилась раньше – на старом месте работы – и ее заметили только теперь?

В Правилах подсчета стажа для утверждения пенсий (№555, 24.07.2002, 44 пункт) и Правилах подсчета стажа для определения пособия по болезни и родам (№91, 06.02.2007, 26 пункт) указано, что в случае несовпадения фамилии, написанной в ТК, с данными паспорта или свидетельства о рождении, то принадлежность ТК именно этому лицу устанавливается при предъявлении свидетельства о браке, документа о перемене фамилии, справок из зарубежных госучреждений или в суде.

В этом случае необходимо подавать заявление в суд, чтобы установить факт принадлежности ТК. Заявление подается по месту регистрации, следует оплатить пошлину и попросить суд вынести постановление о том, что данная трудовая книжка, выданная, например Петровскому, на самом деле была выдана Пиотровскому.

На практике сотрудник не всегда обращается в суд для того, чтобы подтвердить, что данная книжка (и стаж) принадлежат именно ему. Довольно часто сотрудники отдела кадров меняют фамилию в трудовой книжке точно так же, как в случае перемены фамилии при вступлении в брак.

Читать еще:  Понятие охрана труда в трудовом кодексе РФ

Основанием для такой практики служат положения пунктов 26-28 Правил ведения ТК, где указано, что если выявляется неточность или неправильность записи (просто «записи», а не конкретно фамилии), то ее надо исправить там, где она была допущена – то есть на старом месте. На новом месте тоже можно внести исправления, но для этого необходима справка от старого работодателя.

Например, таким документом может считаться справка, выданная о том, что во время первоначальных записей, то есть первичного заполнения ТК, была допущена та или иная ошибка в написании фамилии сотрудника.

Справка должна быть надлежащим образом заверена (подпись ответственного лица и печать организации) и желательно оформлена на официальном бланке предприятия. Работник может самостоятельно обратиться за такой справкой в прежнюю организацию к бывшему работодателю или попросить своего действующего работодателя оказать ему в этом необходимое содействие.

Какие трудности могут возникнуть?

В случае реорганизации старой компании, справку должен выдать ее правопреемник. Если старая организация ликвидирована, то новый работодатель может произвести исправления при предъявлении «соответствующего документа».

Как видно, в указанных пунктах не говорится именно о замене фамилии, а также о том, что паспорт может являться достаточным основанием для такой замены.

В данном случае вопрос о том, как правильно указать в трудовой книжке об изменении фамилии, может повлечь неприятные последствия для работодателя, если личность сотрудника фактически неизвестна для кадровиков, а фамилия изменяется только на основании паспорта.

Для исправления ошибок необходимо запрашивать справки на старых местах работы. Но эти организации могут быть ликвидированы, преобразованы, проданы или вообще находиться за рубежом после распада Советского Союза, а документы в архивах могут быть утеряны.

Поэтому наиболее законным путем будет все-таки обращение в суд и официальное установление принадлежности трудовой книжки именно этому лицу.

Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры

Основной задачей сотрудника отдела кадров любой организации является своевременное, а главное, правильное ведение личных дел каждого из работников и внесение в них изменений. Для этого сотрудник отдела кадров должен обладать большим спектром знаний в той или иной области трудовых взаимоотношений и ориентироваться в нормативно правовых актах, как давно действующих, так и недавно принятых.

Самым важным документом в сфере трудовых взаимоотношений между работником и работодателем помимо договора труда является трудовая книжка. И не важно — трудовая книжка директора или простого работника. Именно в ней содержится вся необходимая информация, которая касается стажа работника, даты увольнения с предыдущего места работы, даты принятия на новое место и так далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Основания для смены фамилии

Основанием для совершения любого действия становится факт того или иного развития событий.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.

Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга. В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии по другим причинам, например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.

Пошаговые инструкции

Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

    1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.

  • Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
  • Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
  • Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
  • Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Как работодателю правильно и какую запись внести?

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

  1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
  2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
  3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
  4. Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения. Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.

Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

«Фамилия Сидорова была изменена на фамилию Козлова на основании предоставления свидетельства о заключении брака № 123456789 от 12.03.2014 и паспорта 2255 789 567 выданного оранном УФМС по Волгоградской обл. от 12.04.2014.» при этом старая фамилия перечеркивается черной или синей пастой, а новая записывается сверху.

Что касается смены имени, то запись в трудовой книжке практически не изменяется. На главном развороте пишется фраза: «Имя Иван изменено на имя Серей на основании представления свидетельства об изменении имени №__ от _____ г. и паспорта ____ ________ выданного ______ от ______ г.»

Старое имя также вычеркивается синей или черной пастой и вписывается новое. Если же гражданином изменены и имя и фамилия, то ему придется делать две записи о том, на основании чего изменились его личные данные. Первая будет касаться смены фамилии, вторая – имени. Как быть при ошибочном написании фамилии или имени, читайте тут

Заключение

Все гениальное – просто. Это фраза как нельзя лучше подходит к сложившейся ситуации, касаемой смены личных данных. Соблюдая четкую последовательность в своих действиях можно без труда разобраться с подобной ситуацией как опытному, так и начинающему сотруднику отдела кадров.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector