Содержание

Где хранить трудовые книжки работников

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Где хранится трудовая книжка работника? Таким вопросом чаще всего интересуются сотрудники частных кампаний, которые боятся того, что данный документ может быть утерян в отделе кадров предприятия. Так вот, сразу же хочется сказать о том, что трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода профессиональной деятельности сотрудника. Находятся данные документы под особым контролем. Поэтому для хранения трудовых книжек сотрудников в организации должен быть предусмотрен несгораемый сейф или металлический шкаф, который будет закрываться на ключ. Подробнее обо всем этом читайте ниже.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина. Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия. Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Для справки

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан. Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года. Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост. После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации. В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

Читать еще:  Увольнение по несоблюдению условий контракта военнослужащим последствия

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат. 62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии. В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника. Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Ответственность

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

  • на должностных лиц — предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
  • на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица — штраф от тысячи до пяти;
  • для организаций — только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое — от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет. Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Дополнительная информация

Выдача трудовых книжек работникам осуществляется работодателем на основании действующего законодательства. Для этих целей в каждой организации существует специальный журнал. Он называется «Книга движения и учета трудовых книжек». В день увольнения сотрудник обязан получить свою трудовую и расписаться в журнале.

Работодатели боятся ответственности за утерю или порчу трудовых книжек и поэтому относятся к их хранению с максимальной ответственностью. Именно поэтому документы должны находиться в сейфе или специальном металлическом шкафу. И всегда под контролем должностного лица.

Что планируется?

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в 2017 году. Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки. Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы. Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов.

Для информации

Выдать трудовую книжку работнику в отделе кадров организации обязаны в двух случаях:

  • когда это необходимо сотруднику в целях социального страхования;
  • при увольнении из учреждения.

Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям. Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно.

В заключение

При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя. Никаких сокращений в документе быть не должно. Иначе такая запись будет считаться недействительной. Многие специалисты по кадрам не знают этого и допускают существенные нарушения при заполнении трудовой.

Если гражданин устраивается на работу по совместительству, он не обязан предоставлять в данную организацию трудовую книжку. В данном случае достаточно будет копии с нее, которую можно взять в отделе кадров по основному месту служебной деятельности.

Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника, но только в случаях, предусмотренных законом.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Выдача трудовой книжки

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

В организации был пожар. Кто будет восстанавливать стаж и трудовые книжки работникам?

Наталья Гущина Автор

Здравствуйте. Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы. Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. И уже на основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Я недавно утроилась в компанию, исп.срок прошел. Я студент предпоследнего курса. ПЕРЕД УХОДОМ В ОТПУСК РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПЕРСОНАЛА отдала мне ключ от сейфа где хранятся трудовые книжки и печать организации. При этом со мной не составляли акт передачи и не составляли приказ о ведении и хранении трудовых книжек.Когда она вернулась в тот же день я отдала ключ, но она не взяла и сказала что бы я оставила у себя. Мне приходилось пользоваться сейфом только в случае когда водитель организации два раза в день в документах ставил печать. Это доверие или могут подставить или привлечь к чему нибудь?

Читать еще:  Как найти нотариуса по месту жительства

Наталья Гущина Автор

Подставить или привлечь вас не смогут. Это доверие. Если сотрудник организации не подписывал договор о личной материальной ответственности и не является материально ответственным лицом, его нельзя уволить на основании утраты доверия. Такое увольнение суд признает необоснованным.

Здравствуйте, подскажите у нас трудовые книжки вложены в личные дела и хранятся в несгораемом шкафу, это будет грубым нарушением при проверке?

Наталья Гущина Автор

Главное, что они хранятся в несгораемом шкафу, а вложены они в личные дела или просто сложены в коробки значения не имеет.

Здравствуйте! Если трудовые хранятся временно, до передачи в отдел кадров (другой офис), то какие требования к хранению трудовых?

Наталья Гущина Автор

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Здравствуйте, я работаю в г. Ханты-Мансийске, всем сотрудникам разослали уведомления о передаче трудовых книжек в Хабаровск, законно ли это? Текст уведомления -«Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Приказом «О введении централизованного кадрового учета работников Филиала Западно-Сибирский ПАО Банка «ФК Открытие» от 12.09.2017 г. № 2499-ВА в срок до 30.09.2017 г. Ваша трудовая книжка будет передана для ведения, хранения и учета в Управление кадрового администрирования Западно-Сибирского и Дальневосточного федеральных округов Департамента кадрового администрирования (местонахождение – город Хабаровск).

Наталья Гущина Автор

Да, это является законным, поскольку кадровое администрирование автоматизирует управление движением персонала и учет кадров. Программа опирается на действующее законодательство и стандартизирует задачи кадрового администрирования.

Добрый день. Вопрос: Где должны храниться трудовые книжки работников предприятия, если управляющая компания (другое юр. лицо) находится в другом городе?

Наталья Гущина Автор

Трудовая книжка долга находиться в главном офисе, то есть она должна быть отправлена по почте в другой город.

Можно ли допустить хранение трудовых книжек у работника на руках?

Наталья Гущина Автор

Никаких трудовых книжек у работников на руках быть не должно. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .

Если трудовую книжку работодатель хранил но не оформил меня официально какие претензии могу я предоставить работодателю?

Наталья Гущина Автор

Трудовой договор заключается в письменной форме в течение 3 дней после того, как работник приступил к работе. (статья 67 ТК РФ).

Запись в трудовую книжку работодатель должен внести в течение пяти дней.

Не оформление сотрудника надлежащим образом регулируется статьей 5.27. Нарушение трудового законодательств а и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:
«Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административно го штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предприниматель скую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.»

При крупном нарушении возможно административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Поэтому, если работодатель не хочет оформлять официально трудовые отношения с работником, то вы вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или судебные органы.

Для этого необходимо собрать всю информацию и доказательства того, что вы работали у данного работодателя:
1. Любые документы или копии, которые могут быть связаны с принятием на работу: приказ о приеме на работу, трудовой договор, подписи под локальными нормативными актами. Такая возможность есть, если оформление было произведено не полностью, например, был подписан трудовой договор, но отсутствует запись в трудовой книжке.
2. Документы, подтверждающие выполнение работы: различные приказы; доверенности; исполнительные документы, в которых есть подпись сотрудника.
3. Свидетельские показания: сотрудники, клиенты, которые могут подтвердить, что видели работника выполняющим трудовую функцию.

Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц. Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой. Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

Читать еще:  Как открыть бар с нуля пошаговая инструкция

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону. Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних. За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Правила хранения трудовых книжек в организации

Основные факты рабочей биографии человека отображаются в его трудовой книжке. Она является одним из обязательных документов, предоставляемых соискателем работодателю при приеме на работу. Оценив отображенную в нем информацию, можно понять профессиональное направление деятельности человека и его квалификационный уровень. По количеству выговоров и поощрений, которые также фиксируются в документе, определяется порядочность человека, дисциплинированность и его желание трудиться.

Трудовая книга важна и после окончания трудовой деятельности. Сведения из нее берутся при расчете пенсионного обеспечения. Важность документа обуславливает предъявление высоких требований к оперированию им. Каковы правила ведения и хранения трудовых книжек?

Общая информация

Трудовая книжка заполняется после оформления трудового договора. В обязанности работодателя входит организация проведения процедуры в отношении сотрудников, проработавших более пяти дней при условии, что их деятельность у субъекта хозяйствования является основной. В документ необязательно вносить информацию о работе по совместительству, однако если работник желает, чтобы данные были зафиксированы, то руководитель компании не вправе отказать ему в такой просьбе. Ситуация актуальна, когда человек занимает должность по совмещению, которая по рангу выше его основной специальности. Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены на законодательном уровне. Они не могут быть изменены или скорректированы локальными актами.

Кто может быть ответственным лицом

Трудовые книжки оформляются и заполняются представителями отдела, ориентированного на решение кадровых вопросов.

Хранение возлагается, как правило, на его руководителя. Делопроизводство в кадровом отделе должно быть разделено по зонам ответственности, определяемыми подразделениями или операциями. При численности работников на предприятии в количестве, меньшем, чем 100 человек, обязанности по кадрам работодатель может возложить на сотрудника, относящегося к руководящему составу. Если в компании трудится меньше 30 человек, то кадровые обязанности могут быть вменены секретарю или бухгалтеру. При небольшом штате вопросами по кадрам может заниматься руководитель субъекта хозяйствования.

Назначение ответственного

Руководитель компании отвечает за все организационные вопросы, имеющие отношение к ее функционированию, и сфера кадрового делопроизводства не является исключением. В его праве делегировать свои обязанности работнику, который, по мнению руководства, может справиться с поставленными задачами. В зависимости от численности работников на предприятии и от показателей «текучки», уполномоченный представитель работодателя может:

  • заниматься только кадровыми вопросами с освобождением от других видов работ;
  • выполнять работу по совместительству, что предполагает ее оплату;
  • осуществлять деятельность параллельно со своей основной работой без доплаты.

Как хранить ТК

Трудовая книга оформляется или заводится не позднее пяти дней с даты приема человека на работу. При ее заполнении должны быть учтены правовые основания и применены стандартные формулировки. В документе не должно быть исправлений и помарок. Все записи должны быть читаемы. Оформленная книга регистрируется в журнале учета, после чего размещается в месте хранения.

Трудовые книжки трудоустроенных граждан хранятся у работодателя на протяжении всей их трудовой деятельности в компании. В этот период ответственность за сохранность документов несет работодатель. Они могут быть выданы на руки только при увольнении или для оформления пенсии, поскольку ПФ требует предъявления оригинала документа. Во время нахождения его у пенсионера или у безработного гражданина, ответственность за хранение книги он несет лично. Факт передачи книжки всегда документально фиксируется с отображением подписи его владельца и уполномоченного представителя работодателя.

Где хранить трудовые книжки работников

Вопрос о хранении трудовых книжек рассмотрен в правовых актах. В их положениях определено их отношение к документации, подлежащей строгому учету и контролю. Исходя из этого, можно сделать вывод, что место хранения подобных бумаг должно быть оборудовано для обеспечения максимальной защиты. К нему не должны иметь доступ лица, не имеющие отношения к кадровой службе. Такие условия можно обеспечить в сейфе или в несгораемом шкафу.

Стоит отметить, что сведения, отображенные в трудовой книжке, имеют отношение к категории персональных данных, поэтому работодатель должен владеть информацией о том, как хранить трудовые книжки. Недопустимо их складирование на открытых полках, к которым многие сотрудники имеют доступ. Правовыми последствиями может обернуться не только утеря документов, но и завладение личными данными каким-либо человеком по причине ненадлежащего хранения бумаг.

Хранение бланков

Бланк трудовой книжки является ее основой, на которой отображается персональная информация о человеке. Документ не несет в себе такой ценности, как его заполненная версия. По этой причине, жесткие правила хранения трудовых книжек, не распространяются на их бланки. Они могут быть расположены в любом месте, удобном для уполномоченного их заполнять сотрудника. Если бланки подвергаются порче или утери, то работодателю придется приобрести новую документацию. Такие события не будут иметь никаких правовых последствий. Испорченные бланки списываются актом и подлежат уничтожению в соответствии с принятым на предприятии порядком для подобной процедуры.

Ответственность

После передачи трудового документа представителю кадровой службы для оформления, на него возлагается ответственность за его хранение.

По закону она распространяется и на работодателя, который обязан контролировать процесс делопроизводства по предприятию. Ответственность снимается после передачи документа его владельцу лично в руки. Работодатель обязан предоставить увольняемому работнику книжку в последний рабочий день. В ситуациях, когда она хранится в другом населенном пункте, допускается продление времени до трех дней. За несвоевременно выданный документ, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Оформление распорядительной документации

Работодатель назначает работника ответственным за кадровое делопроизводство приказом. Он оформляется в соответствии со стандартными правилами, регламентируемыми локальными и федеральными правовыми актами. Форма документа разрабатывается на предприятии и применяется при оформлении подобной документации. Приказ должен быть зафиксирован в регистрационной книге. С его содержимым необходимо ознакомить работников, которые в нем были упомянуты. Распорядительная документация не составляется работодателем, если кадровые обязанности он выполняет самостоятельно.

Акт приёма-передачи ответственности

Назначение и смена ответственного лица за хранение трудовых книжек в организации сопровождается оформлением акта, которым предоставляется право распоряжения, и возлагаются определенные обязательства.

Он составляется комиссией из незаинтересованных лиц на основании приказа о возложении полномочий. В документе необходимо отразить информацию о председателе и членах комиссии, о работнике, которому передают полномочия, а также о дате, с которой они распространяются. В акте указывается перечень сотрудников, трудовые книжки которых передаются на хранение ответственному лицу. Для удобства сотрудников можно включать в список в алфавитном порядке или классифицировать их по подразделениям.

Владельцы трудовых книжек, которые находятся на руках у работников в момент оформления акта, вносятся в список последними с указанием идентификаторов заместительного документа. Акт подписывается членами комиссии и работником, принимающим полномочия. Его передача также фиксируется в акте с указанием работника, которому передаются бумаги на хранение. Если замена ответственного лица не найдена, то вся документация передается руководителю компании. В такой ситуации понадобится оформление еще одного акта, после назначения ответственным другого работника.

Оперирование с трудовыми книгами работников филиала компании

Трудовые книги работников, осуществляющих деятельность в филиалах, обычно сохраняются в центральном офисе компании, в котором они заполняются уполномоченными представителями. После подписания трудового соглашения книга передается на ответственное хранение до момента увольнения работника, после чего документ возвращается владельцу. Нюансы с его оперированием связаны с необходимостью решения вопросов транспортировки и обеспечения временного хранения на территории филиала, а также со сроками выдачи. Стоит отметить, что если в филиале отсутствуют условия для обеспечения надежного хранения документа, то работодатель не может дать гарантий их сохранения.

Если субъект предпринимательства и его филиал расположены в разных населенных пунктах, то оформление соискателя на должность в филиале, будет произведено на его территории. Поэтому руководством должны быть обеспечены соответствующее хранение бумаг до момента их отправки, а также безопасная транспортировка. В таких условиях передача документа из центрального офиса в отделение филиала может затянуться, что станет причиной невозможности возврата книги уволенному работнику в срок и, как следствие этого, вероятных претензий о нарушении прав работодателем.

Срок хранения трудовых книжек работников

Правовыми актами определены сроки хранения трудовых книжек работников, с которыми оформлены договора о сотрудничестве, на протяжении их действия.

Разрыв соглашения происходит в случае увольнения работника. Это событие должно сопровождаться выдачей человеку его трудового документа в последний день работы. Если, ввиду определенных причин, уволившемуся работнику трудовая книга не была выдана, то она откладывается в другое место для хранения.

Владелец документа должен быть уведомлен о необходимости решения документальных вопросов. Если он на протяжении трехмесячного периода не смог или не посчитал нужным явиться за документом, то в книге ответственное лицо фиксирует факт неявки за документом. Подобная запись делается в личной карточке бывшего работника и в регистрационном журнале. В личное дело человека необходимо вложить документы, подтверждающие, что работодатель принял все меры уведомительного и предупредительного характера с целью передачи трудовой книги ее владельцу. Она приобретает статус невостребованной и хранится отдельно, но в том же шкафу, что и все трудовые документы, на протяжении двухлетнего периода. После его истечения документ передается в архив предприятия, в котором необходимо обеспечить его хранение на протяжении 50 лет.

Оперирование с трудовыми книжками требует повышенного внимания ответственных лиц. Допущение ошибок в документе, нарушение правил его хранения, потеря или порча, могут иметь серьезные правовые последствия для обеих сторон трудового сотрудничества. Для их предупреждения следует придерживаться требований локальных, муниципальных и федеральных регламентов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector