Обложка дела образец оформления для архива

Наименование документов

Письмо о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов

Решение арбитражного суда

Договор с МБУ «Муниципальный архив» на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации

в случае необходимости

Историческая справка по ликвидируемой организации

Опись дел по личному составу

Оглавление, список сокращенных слов к описи

в случае необходимости

Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению

в случае необходимости

Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии.

Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать здесь.

по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в

МБУ «Муниципальный архив»

1.Упорядочение документов и дел

1.1. Проведение экспертизы ценности

После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию.

В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

По итогам экспертизы составляются описи.

На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.

Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

— в дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

— в дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

— в дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные книги и т.п.);

— объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;

— допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;

— лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;

— документы в личных делах формируются в порядке поступления;

— уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;

— приложения помещаются вместе с основными документами;

— документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.

2. Оформление дел

Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.

В делах не должно быть металлических скреплений ( скрепок, булавок и т.п.).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, в начале дела в необходимых случаях ( в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край.

2.2.Нумерация листов в деле

Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;

— листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;

— лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

— лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

— листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 ´ 297)

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов

(цифрами и прописью)

литерные номера листов 15а, 78а, 99а;

пропущенные номера листов 33, 34;

пронумерованы чистые листы ____________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Обложка дела образец оформления для архива

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 2 (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации) 3 . Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению 4 .

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел 5 . На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела 6 .

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

дата (крайние даты)

На _________ листах

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению 7 , которое предусматривает следующие работы 8 :

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются 9 .

Читать еще:  Оформление изменений в устав ООО образец

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов 10 .

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела 11 .

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле 12 .

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

Обложка дела образец оформления для архива

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА ДОКУМЕНТОВ (ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ)

Архивная обработка и переплет документов – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Полное оформление дела включает в себя:

Архивный переплет документов

-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);

-составление заверительной надписи;

СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

Читать еще:  Правила оформления коммерческого предложения образец

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.

ПЕРЕПЛЕТ, ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов , который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию — проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию — продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________
пропущенные номера_____________________________
+ листов внутренней описи_________________________
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак «+»;
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.
Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:
-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) — самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются согласно ГОСТ 17914-72 и Основным правилам работы архивов организаций (п. 3.18).

На обложке дела указывают:

  • • наименование организации;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • индекс дела;
  • • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • • заголовок дела;
  • • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • • дата дела (тома, части);
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела;
  • • архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования и кодов государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве акционерного общества чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

В числе первых сведений, помещаемых на обложку дела при ее оформлении, находится наименование организации. В соответствии с действующими правилами оно указывается полностью, в именительном падеже. Если акционерное общество имеет официально принятое сокращенное наименование, установленное учредительными документами общества, то оно указывается в скобках после полного наименования. Например:

Открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк «НН»

При изменении наименования акционерного общества или его структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке указывают новое наименование акционерного общества или организации-преемника (новое наименование структурного подразделения), а ниже него в скобках прежнее название. Например:

Открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк «НН»

  • (ОАО АКБ «НН»)
  • (до 00.00.0000 «Акционерный банк «Инвестиционный»)

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например:

«Приказы генерального директора ЗАО “Конверсия” с № 1 по № 235 по основной деятельности за 20_год. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела арабскими цифрами указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за_год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 19 декабря 2004 года.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 19.12.2004.

Читать еще:  Какие последствия могут быть после оформления субсидии

Количество листов в деле проставляется на обложке на основании данных листа — заверителя дела.

Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел акционерного общества того года, за который сдаются дела. Согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и Перечню типовых управленческих документов предварительно срок хранения уточняется по нормативным правовым актам, ведомственному или типовому перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 10).

Наименование архивного учреждения

Наименование организации и структурного подразделения

После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись дел, кроме того, предназначена для закрепления систематизации дел внутри фонда и их учета. Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающего его оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно:

  • • на дела постоянного хранения;
  • • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • • дела по личному составу и иные однотипные дела;
  • • дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
  • • служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Как оформить архивный переплет дела?

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

  • полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • частичное оформление, при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

  • Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
  • Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
  • Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее – Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела – примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

  1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце – лист-заверитель дела.
  2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35–40 мм, но возможно и 20–30 мм).
  3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
    При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей – только при условии его защиты от разложения и плесневения.
  4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
  5. Осуществляются проколы пачки-дела:
    • нижний и верхний – на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
    • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
  6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
    • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
    • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

Порядок движения нити при прошивке пачки-дела

Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой при частичном оформлении дел. При полном оформлении дел этот «архивный» сшив подлежит профессиональному переплету с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов), на котором в архиве будут проставлены поисковые реквизиты – номер фонда, описи, дела и тома дела.

Подобным «архивным сшивом» на 4 прокола (с картонной обложкой и даже без переплета) рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и т.п. документами, которые имеют в основном пятилетний срок хранения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector